Du skal selv sørge for at oplyse sagen og indsende alt det, som, du som du vurderer er relevant for bedømmelsen af klagen, gerne sorteret og ikke løbende, men på én gang. Hele den underliggende sag vil typisk ikke være relevant for vurderingen af din klage, så udvælg det centrale i forhold til dine klagepunkter. Det hænder, at sekretariatet efterspørger f.eks. et bilag, hvis du har henvist til det i klagen, men ikke vedhæftet det, f.eks. en faktura.

Hvis du bruger klagesagsportalen, får du en autogenereret mail, når vi har modtaget dit indlæg, og du bedes se, hvad der står i den. Hvis du har sendt en mail, bedes du afvente, at du hører fra sekretariatet.

Hvis din sag er afsluttet, og du har fået at vide, at man fremadrettet kun svarer dig, hvis det indsendte giver anledning hertil, vil du som udgangspunkt ikke høre fra sekretariatet.

Hvis du ønsker fristforlængelse, skal du sende en mail til sekretariatet, hvorefter sekretariatet tager stilling til dit ønske. Sekretariatet oplever ikke sjældent at blive kontaktet telefonisk, efter en modpart har fået fristforlængelse. Hertil bemærkes, at det er sekretariatets konkrete afgørelse, om fristen skal forlænges - og er det sket, kan sekretariatet ikke drøfte eller omgøre denne beslutning telefonisk.

Sekretariatet holder løbende øje med frister i sagerne og vil forholde sig til, hvis en part ikke overholder en frist, f.eks. rykke parten eller slutte skriftvekslingen. Du bedes derfor afvente sekretariatet, også selv om modpartens frist er udløbet.

Hvis ikke du svarer, vil det blive taget som udtryk for, at du ikke har yderligere bemærkninger. Du opfordres til at skrive, hvis du ikke har yderligere bemærkninger, således at du undgår unødvendige rykkere fra sekretariatet, og du er samtidig med til at nedbringe sagsbehandlingstiden.

Det er uhensigtsmæssigt, hvis parterne ikke koncentrerer deres indlæg, men løbende ønsker at sende nyt ind, og det forlænger sagsbehandlingstiden. Hvis du alligevel, efter skriftvekslingen er afsluttet, ønsker at sende yderligere til sagen, kan du skrive til sekretariatet, hvorefter du får tilsendt en høringslink, hvis sagen behandles digitalt. Alt hvad nævnet modtager, inden der er truffet afgørelse i sagen, vil indgå i sagen.

Din modpart har som udgangspunkt krav på at få kopi af de dokumenter, som du indsender. På samme måde vil du få kopi af de dokumenter, som din modpart indsender. Begge parter har således kendskab til de oplysninger, der er i sagen ved nævnets afgørelse. Du bør kun sende de personoplysninger, der er nødvendige for behandlingen af sagen, og du skal fjerne eventuelle CPR-numre og lignende, før materialet fremsendes. Se i øvrigt "Hvad skal jeg sende med, når jeg sender min klage".

En klagesag er en personlig sag og kommunikationen er af sikkerhedsmæssige årsager koblet op på dit mobilnummer. Hvis du f.eks. ønsker, at din ægtefælle, et familiemedlem eller din sekretær skal varetage sagen, kan du udfylde denne fuldmagt og sende til sekretariatet. Ønsker du, at en advokat skal varetage sagen, er det tilstrækkeligt, at vedkommende skriver herom til sekretariatet.

Du skal være opmærksom på, at al kommunikation i sagen fra sekretariatet herefter kun vil tilgå den person, du har overladt sagen til.